Regulamin udostępniania dokumentów

REGULAMIN
UDOSTĘPNIANIA DOKUMENTÓW CZŁONKOM
WARSZAWSKIEJ SPÓŁDZIELNI BUDOWLANO-MIESZKANIOWEJ „CHOMICZÓWKA”
W WARSZAWIE.
(tekst jednolity)

§ 1

Podstawę prawną unormowań zawartych w niniejszym regulaminie stanowią:

1. Ustawy z dnia 16 września 1982 r. Prawo Spółdzielcze (tekst jednolity: Dz. U. z 2016 r., poz. 21),
2. Ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o spółdzielniach mieszkaniowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2013 r., poz.1222, z późniejszymi zmianami),
3. Ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r., o ochronie danych osobowych (tekst: Dz. U.
   z 2016r., poz. 922),
4. Statutu Warszawskiej Spółdzielni Budowlano – Mieszkaniowej „„Chomiczówka” zarejestrowany w KRS w dniu 24.07.2013 r.

§ 2

1. Członkowie Warszawskiej Spółdzielni Budowlano-Mieszkaniowej „Chomiczówka”, zwanej w dalszej części regulaminu Spółdzielnią, mają prawo do otrzymania kserokopii i wglądu do następujących dokumentów:
   1. Statutu WSBM „Chomiczówka”,
   2. regulaminów uchwalonych przez organy Spółdzielni na podstawie statutu,
   3. innych unormowań wewnętrznych uchwalonych przez organy Spółdzielni,
   4. uchwał organów Spółdzielni – z wyłączeniem spraw osobowych,
   5. protokołów obrad organów Spółdzielni – z wyłączeniem spraw osobowych,
   6. protokołów lustracji,
   7. rocznych sprawozdań finansowych,
   8. umów zawieranych przez Spółdzielnię z osobami trzecimi i faktur związanych z tymi umowami, pod warunkiem, że w umowach nie ma zastrzeżeń co do poufności lub konieczności zachowania tajemnicy handlowej.
      Roczne sprawozdanie finansowe będzie udostępnione członkom po zbadaniu przez biegłego rewidenta lub weryfikacji przez Komisję Rewizyjną Rady Nadzorczej i po zatwierdzeniu sprawozdania przez Walne Zgromadzenie Członków Spółdzielni.
2. Osoba wnioskująca o wydanie kserokopii lub o udostępnienie do wglądu dokumentów będzie sprawdzona przez służby Spółdzielni, czy posiada prawa członka Spółdzielni.
3. Uprawnienia członków nie obejmują treści protokołów i uchwał organów Spółdzielni, których ujawnienie naruszyłoby przepisy ustawy o ochronie danych osobowych.
4. Udostępnianie dokumentów członkom Warszawskiej Spółdzielni Budowlano-Mieszkaniowej „Chomiczówka”, obejmuje tylko te dokumenty, których okres przechowywania jeszcze nie upłynął, zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami.”

§ 3

1. Członkowie mogą otrzymać bezpłatnie kserokopie dokumentów wskazanych w § 2 ust.1 pkt) 1 i pkt) 2 niniejszego Regulaminu.
2. Odpisy i kserokopie pozostałych dokumentów wydawane są odpłatnie.

§ 4

1. Członek żądający wydania kserokopii dokumentu winien złożyć w Spółdzielni pisemny wniosek zawierający dokładną nazwę dokumentu, jego zakres tematyczny, by istniała możliwość identyfikacji określonego dokumentu.
2. Wniosek powinien być doprecyzowany i sporządzony czytelnie.
3. Jeżeli we wniosku nie określono na tyle precyzyjnie jaki dokument ma być udostępniony, Zarząd może telefonicznie wezwać wnioskującego o doprecyzowanie wniosku.
4. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 1 do niniejszego Regulaminu.

§ 5

1. Na pisemny wniosek członka Spółdzielni właściwa komórka organizacyjna Biura Zarządu, po sprawdzeniu możliwości wydania kopii żądanego dokumentu, sporządza kopię oraz oblicza kwotę do zapłaty (z wyłączeniem Statutu i regulaminów uchwalonych na podstawie Statutu), przyjmując do obliczeń kwoty w wysokości:
   a) za przygotowanie każdej strony dokumentu
   tj. zaświadczenia do Banku, Kancelarii Notarialnej,
   Biura Ewidencji Ludności itp. – 8,00 zł + VAT,
   b) za jedną stronę kopii dokumentu w formacie A4 – 0,50 zł + VAT,
   c) za jedną stronę kopii dokumentu w formacie A3 – 1,00 zł + VAT.
2. Kopie dokumentów sporządzane są i wydawane w terminie uzależnionym od rodzaju i ilości stron dokumentu, po uprzednim okazaniu przez członka kopii przelewu na konto Spółdzielni wyliczonej kwoty, nie później jednak niż w ciągu 7 dni od okazania kopii przelewu lub dowodu wpłaty.
3. W przypadku odmowy wydania kopii dokumentów, o których mowa w § 1 ust. 3, o fakcie odmowy powiadamia się zainteresowanego na piśmie.

§ 6

1. Jeżeli w dokumentach znajdują się dane osobowe innych osób bądź tajemnice przedsiębiorstw z którymi Spółdzielnia współpracuje, członek otrzymuje kserokopię dokumentu z zaciemnionym miejscem tych danych w taki sposób, by dane te pozostawały nieujawnione.
2. W przypadku protokołów organów Spółdzielni: Zarządu i Rady Nadzorczej oraz uchwał tych organów sporządza się wersję „B” tych dokumentów. W wersjach „B” tych dokumentów usuwa się z dokumentów zapisy dotyczące danych osobowych lub stanowiące tajemnice przedsiębiorstw, z którymi Spółdzielnia współpracuje. W miejscach usuniętych zapisów wprowadza się oznaczenie: „informacja niedostępna”.
3. Wersje „B” dokumentów sporządza pracownik, do którego obowiązków należy przechowywanie tych dokumentów.
4. W przypadku protokołów i uchwał Zarządu treść „wersji B” sprawdza i akceptuje Prezes Zarządu lub jego zastępca.
5. W przypadku protokołów i uchwał Rady Nadzorczej treść „wersji B” sprawdza i akceptuje pracownik, do którego obowiązków należy przechowywanie dokumentów Rady Nadzorczej.
6. Spółdzielnia może odmówić członkowi wglądu do umów (lub wydania ich kserokopii) zawieranych z osobami trzecimi, jeśli naruszałoby to prawa tych osób lub jeżeli istnieje uzasadniona obawa, że członek wykorzysta pozyskane informacje w celach sprzecznych z interesem Spółdzielni i przez to wyrządzi jej znaczną szkodę. Odmowa powinna być wyrażona na piśmie.
7. Członek, któremu odmówiono wglądu do umów zawieranych przez Spółdzielnię z osobami trzecimi, może złożyć wniosek do sądu rejestrowego o zobowiązanie Spółdzielni do ich udostępnienia. Wniosek należy złożyć w terminie siedmiu dni od dnia dostarczenia członkowi pisemnej odmowy.

§ 7

1. Wydawanie kserokopii dokumentów może nastąpić po uiszczeniu należnej kwoty odpłatności na rachunek bankowy Spółdzielni. Przy odbiorze kserokopii dokumentów członek okazuje dowód uregulowania należności i na wniosku składa oświadczenie, że otrzymał dokumenty wskazane we wniosku.
2. W ramach oszczędności kosztów odbiór dokumentów wymienionych we wniosku obywa się osobiście przez zainteresowanego.

§ 8

Spółdzielnia, z zastrzeżeniem postanowień § 7 niniejszego regulaminu, zobowiązana jest wydać kserokopie dokumentów członkowi zgłaszającemu żądanie w ciągu siedmiu dni od daty zarejestrowania wniosku przez Spółdzielnię – wyłączając dni wolne od pracy Spółdzielni.

§ 9

1. Członek może wystąpić do Spółdzielni z żądaniem wglądu w dokumenty wymienione w § 2 ust. 1 pkt 3 – 8 niniejszego Regulaminu.
2. Wniosek w sprawie udostępniania dokumentów do wglądu winien być złożony na piśmie i zawierać dokładną nazwę dokumentu. Wniosek powinien być doprecyzowany i sporządzony czytelnie.
3. Wzór wniosku stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Regulaminu.
4. Spółdzielnia zobowiązana jest do udostępniania do wglądu żądanych przez członka dokumentów w terminie siedmiu dni od dnia zarejestrowania wniosku przez Spółdzielnię wyłączając dni wolne od pracy Spółdzielni, z uwzględnieniem ograniczeń określonych w § 6.
5. Dokumenty do przeglądania okazują pracownicy Spółdzielni odpowiedzialni za przechowywanie tych dokumentów.
6. Po ustaleniu terminu z zainteresowanym członkiem, przeglądanie dokumentów obywa się w pomieszczeniu wskazanym przez Spółdzielnię w obecności pracownika Spółdzielni.
7. Zabrania się nagrywania rozmów z pracownikami.
8. Członek na wniosku podpisanym potwierdza, że w określonym dniu zapoznał się z dokumentami wymienionymi we wniosku.
9. Wydawanie kserokopii oraz udostępnienie do wglądu dokumentów odbywać się będzie w każdy wtorek w godzinach od 1000 do 1400 w siedzibie Spółdzielni.

§ 10

1. Zarząd Spółdzielni każdorazowo wyznaczy pracownika do sporządzania kserokopii dokumentów określonych w § 2 i do okazywania tych dokumentów do wglądu członkowi występującemu z wnioskiem w zależności od tematyki dokumentów.
2. Zarząd Spółdzielni zobowiązuje pracownika do rejestrowania wydawanych kserokopii i udostępnianych dokumentów.
3. Rejestr, o którym mowa w ust. 2 powinny zawierać następujące dane: datę wydania lub udostępniania dokumentów, imię i nazwisko członka, któremu dokumenty wydano lub udostępniono, opis dokumentów wydanych lub udostępnionych, podpis zainteresowanego członka, uwagi.
4. Pracownik do którego kierowany jest wniosek o udostępnienie kserokopii dokumentów, sporządza kserokopie zgodnie z zasadami określonymi w niniejszym Regulaminie, przekazuje dane do ustalonego przez Zarząd pracownika, który sporządza fakturę za wykonane kserokopie. Fakturę przyjmuje pracownik prowadzący sprawę i wręcza ją zainteresowanemu członkowi do uregulowania we wcześniej umówionym terminie.

§ 11

Dokumenty wymienione w § 2 ust. 1 pkt 1 i 2 mogą być zamieszczone na stronie internetowej Spółdzielni.

§ 12

W przypadku spraw nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie stosuje się postanowienia Statutu Spółdzielni.

§ 13

Niniejszy Regulamin został zmieniony Uchwałą Zarządu Warszawskiej Spółdzielni Budowlano-Mieszkaniowej ,,Chomiczówka” nr 264/2017 z dnia 22 czerwca 2017 r. i wchodzi w życie z dniem podjęcia.

ZARZĄD
/-/