Procedura zgłaszania naruszeń przepisów prawa przez sygnalistów

Wyciąg z procedury

Sygnalista, jest uprawniony dokonywać zgłoszeń wewnętrznych na zasadach określonych w Procedurze zgłaszania naruszeń przepisów prawa przez Sygnalistów.
Zgłoszenie naruszenia powinno być zgodne z wzorem Zgłoszenia Naruszenia, stanowiącego Załącznik nr 2 do niniejszej Procedury.
Zgłoszenie może zostać złożone na piśmie (w formie elektronicznej) na skrzynkę poczty elektronicznej, pod adresem sygnalista@wsbm-chomiczowka.pl. Treść Zgłoszenia wysłanego za pomocą poczty elektronicznej, powinna być zgodna z treścią Zgłoszenia, którego wzór stanowi Załącznik nr 2 do niniejszej Procedury.
Sygnalista, dokonując zgłoszenia informacji o naruszeniu prawa uprawniony jest również do skorzystania z Kanałów Zewnętrznych lub dokonaniu Ujawnienia publicznego. Zasady dotyczące Kanałów zewnętrznych i Ujawnienia publicznego zostały opisane, odpowiednio w paragrafach 15 i 16 Procedury.
Obszary naruszeń, które mogą być przedmiotem Zgłoszenia zostały wskazane w § 4 Procedury.
Spółdzielnia nie przyjmuje zgłoszeń anonimowych.

Każdemu Sygnaliście przysługuje pełna ochrona przed działaniami odwetowymi, szczegółowo wymienionymi w § 6 ust. 3 Procedury.
Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania Zgłoszenia lub Ujawnienia publicznego pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
Zasady dotyczące Ochrony Sygnalisty stosuje się również do:
1) osób pomagających w dokonaniu zgłoszenia – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która pomaga Sygnaliście w zgłoszeniu lub ujawnieniu publicznym w kontekście związanym z pracą i której pomoc nie powinna zostać ujawniona;
2) osób powiązanych z Sygnalistą – należy przez to rozumieć osobę fizyczną, która może doświadczyć działań odwetowych w kontekście związanym z pracą, w tym współpracownika lub członka rodziny Sygnalisty;
3) osób prawnych lub innych jednostek organizacyjnych pomagających Sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność Sygnalisty lub go zatrudniającej.
Informacje dotyczące lub pochodzące od Sygnalistów mają charakter niejawny i nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom. Dane osobowe Sygnalisty podlegają ujawnienia za wyraźnie wyrażoną zgodą Sygnalisty oraz w przypadkach określonych w § 7 ust. 3 Procedury.

Spółdzielnia powołuje Komisję wyjaśniającą odpowiedzialną za przyjmowanie Zgłoszeń oraz podejmowanie działań następczych.

Wstępna weryfikacja Zgłoszenia dokonywana jest przez Przewodniczącego Komisji wyjaśniającej, w ciągu 5 dni, liczonych od dnia otrzymania przez nią Zgłoszenia.
W oparciu o wyniki wstępnej weryfikacji Zgłoszenia, Przewodniczący Komisji wyjaśniającej dokonuje jednej z następujących czynności:
1) w przypadku okoliczności, o których mowa w § 10 ust. 4 Procedury – podejmuje decyzję o zaniechaniu prowadzenia Postępowania wyjaśniającego;
2) w pozostałych przypadkach – podejmuje decyzję o prowadzeniu Postępowania wyjaśniającego;
Szczegółowe zasady dotyczące Wstępnej weryfikacji Zgłoszenia zostały opisane w § 10 Procedury.

Komisja wyjaśniająca, zapewnia prawidłowy oraz zgodny z prawem i niniejszą Procedurą przebieg Postępowania wyjaśniającego. Przed przystąpieniem do prowadzenia Postępowania wyjaśniającego, członkowie Komisji wyjaśniającej muszą podpisać oświadczenia, których wzór stanowi Załącznik nr 6 i 8 do niniejszej Procedury.
Jeżeli uzyskane informacje są wystarczające do dalszej oceny zgłoszenia, Komisja wyjaśniająca podejmuje czynności wyjaśniające, których celem jest ustalenie rzeczywistych okoliczności zgłoszonego naruszenia oraz podejmuje stosowne działania następcze.
Komisja wyjaśniająca powinna odebrać wyjaśnienia od Sygnalisty, osoby której dotyczy Zgłoszenie, a także każdej osoby, która posiada informacje na temat sprawy będącej przedmiotem Zgłoszenia. Komisja wyjaśniająca może też przyjmować od nich, świadków oraz innych osób materiały i oświadczenia w formie pisemnej lub elektronicznej.
Każda osoba wezwana przez Komisję wyjaśniającą ma obowiązek stawić się w wyznaczonym terminie i złożyć w sprawie będącej przedmiotem postępowania wyjaśnienia według swojej najlepszej wiedzy.
Szczegółowe zasady dotyczące postępowania wyjaśniającego zostały wskazane w § 11 Procedury.

Po otrzymaniu Zgłoszenia na zasadach określonych w niniejszej Procedurze, pod warunkiem, że Zgłoszenie nie zostało dokonane w sposób uniemożliwiający kontakt z Sygnalistą, Sygnalista będzie informowany o:
1) przyjęciu Zgłoszenia do dalszego rozpatrywania lub jego odrzuceniu w terminie nie przekraczającym 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia;
2) podjętych lub planowanych działaniach następczych i powodach takich działań w terminie nie przekraczającym 3 miesięcy od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia albo w ciągu 7 dni od dnia dokonana zgłoszenia wewnętrznego, w przypadku nieprzekazania potwierdzenia, o którym mowa w pkt 1).
Jeżeli Zgłoszenie zostało odrzucone, Komisja wyjaśniająca w informacji zwrotnej, o której mowa powyżej w ust. 1 pkt 1), przedstawia powód odrzucenia Zgłoszenia.
W przypadku, gdy nie dokonano potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia, wyżej wskazany 3 miesięczny termin na przekazanie informacji o podjętych lub planowanych działaniach następczych, o którym mowa powyżej w ust. 1 pkt 2) liczy się od upływu 7 dni od dnia dokonania Zgłoszenia.
W przypadku braku podania danych kontaktowych przez Sygnalistę, odstępuje się od obowiązku przesyłania informacji zwrotnych odnotowując ten fakt w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych, który stanowi Załącznik nr 5 do niniejszej Procedury.
Szczegółowe zasady przekazywania Informacji Zwrotnych zostały wskazane w § 12 Procedury.